Wer neu in die Restaurantbranche einsteigt, fragt sich vielleicht, was ein Restaurant-Kassensystem ist und wozu man eines benötigt. Ein Kassensystem – im Englischen: POS System – zählt zu den Technologien, die Restaurantbesitzer*innen kennen sollten. Im Englischen steht POS steht für „Point of Sale“ und bezeichnet damit den Moment, in dem Gäste ihre Speisen und Getränke bestellen und bezahlen.
Immer noch nehmen viele Restaurants Bestellungen mit Zettel und Stift auf und lassen seit Jahren unverändert am liebsten in bar zahlen. Hier ist man sich möglicherweise noch nicht bewusst darüber, wie sehr ein modernes Kassensystem den Restaurantbetrieb schneller, effektiver und erfolgreicher machen kann.
Im Folgenden erfahren Sie alle Vorteile von Kassensystemen für Restaurants sowie die wichtigsten Kriterien zur Auswahl des passenden Systems.
Was ist ein Restaurant-Kassensystem?
Sie können sich ein Kassensystem als eine Art externes Gehirn Ihres Restaurants vorstellen. Es umfasst sowohl Hardware als auch Software, die auf Computern und Mobilgeräten angewendet wird. Das Kassensystem kann dabei mit den gespeicherten Funktionen und Informationen Ihr Restaurant ganz nach Ihren Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihren Präferenzen unterstützen.
Die meisten Nutzer*innen verwenden ihr Kassensystem, um auf Verkaufsdaten, Gästeinformationen und Zahlungen zuzugreifen – dabei bieten moderne Systeme unzählige weitere Möglichkeiten.
Wie funktioniert ein Restaurant-Kassensystem?
Kassensysteme für Restaurants bieten unzählige Möglichkeiten und Funktionen, die Sie an Ihre präferierten Anforderungen anpassen können. Die meisten Systeme sind cloudbasiert, speichern also alle Daten auf einem externen Server und nicht auf einem Computer im Restaurant.
Jedes Mal, wenn eine Bestellung von Kellner*innen oder Gästen aufgegeben wird, zeichnet das Kassensystem alle Details des Vorgangs auf und aktualisiert automatisch Ihren Bestand. Sie können mit Ihrem Kassensystem auch Berichte erstellen lassen. Besonders bei datengestützten Geschäftsentscheidungen kann das eine große Hilfe sein.
Welche Arten von Restaurants benötigen ein Kassensystem?
Im Grunde profitieren die meisten Gastronomiebetriebe von den organisatorischen Vorteilen und der präzisen Aufzeichnung von Kassensystemen. Den meisten Nutzen ziehen dabei vor allem diese Restaurants:
- Restaurants mit Service am Platz. Klassische Restaurants mit Sitzplätzen, die auf verschiedene Bereiche verteilt sind. Hier kann ein Kassensystem für klare Kommunikation zwischen dem Serviceteam und der Küche sorgen.
- Schnellrestaurants. Mit einem Kassensystem mit Selbstbedienungsoption wird der Service hier noch schneller und effektiver.
- Foodtrucks. Die meisten Kassensysteme lassen sich in handliche Mobilgeräte integrieren, so dass auch Foodtrucks und andere mobile Gastronomiekonzepte von den Vorteilen profitieren und z.B. Kreditkartenzahlungen akzeptieren können.
Welche Arten von Kassensystemen werden in der Gastronomie eingesetzt?
Es gibt verschiedene Systeme, die jedoch alle die folgenden Kernfunktionen beinhalten.
- Kassensystem-Terminals. Das ist die Hardware, auf der das System installiert ist, mittlerweile oft ein iPad oder ein anderes Tablet. Es kann herumgetragen oder auf einem Tablet-Ständer z.B. im Kassenbereich in Ihrem Restaurant aufgestellt werden.
- Anzeigesystem für die Küche. Dieser Bildschirm ist die Zentrale für die Küche. Er zeigt den Köch*innen alle eingegangenen Bestellungen und ersetzt mittlerweile oft den klassischen Bondrucker.
- Drucker. Es gibt zahlreiche Bestimmungen für Kassenbelege und welche Informationen diese beinhalten müssen. Um der Belegausgabepflicht nachzukommen, ist daher ein Drucker ein wichtiger Bestandteil eines Kassensystems in der Gastronomie.
- Zahlungsterminal. Dies ist das Gerät, mit dem Gäste mit ihrer EC- oder Kreditkarte bezahlen.
Welches Betriebssystem braucht ein Restaurant?
Wie die meisten anderen Technologien laufen viele Kassensysteme mittlerweile auf gängigen Betriebssystemen wie Apple (iOS), Android oder Windows. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Kassensystem mit Ihrem bevorzugten Betriebssystem und Ihren eventuell schon vorhandenen Geräten kompatibel ist. Apple erfordert iPads, für Android benötigen Sie ein kompatibles Tablet und Windows wird auf einem Computer ausgeführt. Viele Hersteller bieten ebenfalls eine Komplettlösung aus Hardware und Software an.
Was ist ein mobiles Kassensysten?
Einige Restaurants arbeiten am liebsten mit einem mobilen Kassensystem. Diese Systeme laufen auf Smartphones und Mobilgeräten, mit denen Ihr Team bequem Bestellungen entgegennehmen und Zahlungen direkt am Tisch vornehmen kann. In Europa sind sie seit Jahren beliebt, da immer mehr Restaurants erkennen, dass diese Technologie zu besseren Abläufen führen kann.
Was sind die Vorteile eines Kassensystems für Restaurants?
Jedes Kassensystem hat seine spezifischen Vorteile, aber allgemein bieten die meisten Systeme die folgenden Vorteile für Restaurants:
- Verkaufsstatistiken in Echtzeit
- Detaillierte Verkaufs- und Bestandsdaten
- Einfache Onlinebestellung
- Steuerinformationen
- Klare Kommunikation zwischen Serviceteam und Küche
Was sind die Nachteile eines Kassensystems für Restaurants?
Wenn Sie noch kein modernes Kassensystem implementiert haben, liegt das wahrscheinlich an einer gewissen Skepsis gegenüber neuen Technologien. Etwaige Befürchtungen können durchaus berechtigt sein. Es kommt zwar höchst selten vor, aber ein Kassensystem ist im Wesentlichen ein Computer, und damit störungsanfällig. Das System kann abstürzen. Deshalb ist es wichtig, alle Daten in Ihrem Kassensystem regelmäßig zu sichern, damit Sie für den Ernstfall vorbereitet sind und nach wie vor auf Ihre Daten zugreifen können.
So wählen Sie das passende Kassensystem für Ihr Restaurant
Dies sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Auswahl eines Kassensystems stellen sollten:
- Ist es kompatibel mit meinen anderen technischen Lösungen?
- Funktioniert es mit meinem bevorzugten Betriebssystem?
- Verfügt es über alle Funktionen für das Berichtswesen, die ich benötige?
- Wie hoch sind die Kosten und passen sie zu meinem Budget?
- Welche Standards an Datensicherheit erfüllt das System?
Stellen Sie sich die zeitgemäßen Kassensysteme als die digitale Evolution der Registrierkasse vor. Ein Kassensystem ist eine leistungsstarke Technologie-Lösoung für Restaurants, mit dem Sie Ihren Betrieb erfolgreich in die Zukunft führen können.
