Zack, der Valentinstag steht vor der Tür. Kaum sind die Weihnachtsfeierlichkeiten und Silvester vorbei, steht auch schon der nächste umsatzstarke Tag für Restaurants an. Sie haben bereits Pläne für den Valentinstag 2023? Perfekt. Dann sichern Sie sich mit unseren Tipps jetzt gegen unvorhergesehene Szenarien ab. Am wichtigsten ist hierbei, flexibel zu bleiben. Denn Rezessionsangst, Inflation, Winterwetter, die anhaltende Personalkrise sowie Grippewellen und Virusvarianten können zu kurzfristigen Stornierungen, Personalausfällen, niedrigeren Gästeausgaben und anderen Überraschungen führen.
Erfahrene Gastroprofis stellen sich am Valentinstag auf verschiedenste Szenarien ein, die vom unerwartet hohen Andrang bis zum überraschenden No-Show reichen können. Mit unseren folgenden Tipps sind Sie bereit, wenn Überraschungen passieren (und das werden sie bestimmt).
Vermeiden Sie Überraschungen durch ausreichende Kommunikation
Mit personalisierten Buchungsbestätigungen bleiben Sie mit Gästen vor deren Besuch in Kontakt. So stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Gäste über alle Sicherheitsvorschriften oder besonderen Richtlinien informiert sind.
Besonders persönlich und effektiv ist auch die Kommunikation per Telefon. Wenn Sie Ihre Gäste nicht ohnehin schon einige Tage vor dem Besuch anrufen, beginnen Sie jetzt damit. Ein Anruf gehört zu den persönlichsten Arten, eine Reservierung zu bestätigen. Dazu lässt sich am Telefon auch unkompliziert herausfinden, ob Gäste eventuell stornieren müssen. So gewinnen Sie rechtzeitig Platz für Last-Minute-Reservierungen.
Kommunizieren Sie auch per Direktnachricht. Die einen Gäste bevorzugen Anrufe oder E-Mails, die anderen sind per Direktnachricht am besten zu erreichen. Bestätigen Sie in Ihrer Direktnachricht ein paar Tage vor dem Besuch noch einmal die Reservierung und senden Sie darin auch alle eventuellen Sicherheitsrichtlinien.
Füllen Sie stornierte Plätze
Auch in den besten Zeiten kommen Last-Minute-Stornierungen vor. Gerade durch die Panedmie sind Gäste oft zudem verunsichert, was Restaurantbesuche angeht.
Gleichzeitig suchen in den Tagen oder sogar nur Stunden vor dem Abend des Valentinstags viele Last-Minute-Gäste nach einem freien Tisch. Nutzen Sie diese Situation für sich und bieten Sie Verfügbarkeitsbenachrichtigungen an. Schlagen Sie Besuchern auf Ihrem Profil oder Ihrer Website vor, eine Verfügbarkeitsbenachrichtigung einzurichten, falls Wunschtag und -uhrzeit derzeit nicht buchbar sind. Wird eine Reservierung storniert, erhält der Gast unmittelbar eine Benachrichtigung und kann direkt bei Ihnen reservieren.
Mit Verfügbarkeitsbenachrichtigungen lassen sich Tische also unkompliziert weiterbesetzen. Genauso effektiv ist eine Suchanzeigen-Marketingkampagne für Gäste, die kurzfristig einen Tisch buchen möchten. So füllen Sie im Bestfall alle verbleibenden leeren Stühle und können auch kurzfristige Stornierungen kompensieren.
Informierte Gäste sind glückliche Gäste
Angesichts von Grippewelle und Virusvarianten sind Gäste vorsichtiger als vor der Pandemie. Wenn möglich, können Sie deshalb auch Tische im Freien anbieten. Stellen Sie bei kühlen Temperaturen warme Decken, Heizpilze oder eine Überdachung bereit und weisen Sie gesondert auf die Möglichkeit hin, auch im Freien gemütlich speisen zu können. Fügen Sie die begehrten Außentische in jedem Fall zu Ihrem Raumplan hinzu.
Eventuell entscheiden sich Gäste auch in letzter Minute dafür, ihr besonderes Valentinstagsessen zum Mitnehmen zu bestellen. Überprüfen Sie dahingehend Ihr OpenTable-Profil und aktualisieren Sie die aktuelle Speisekarte sowie die Mitnahme- und Lieferoptionen. Vergewissern Sie sich, dass die korrekten Gerichte ausgewählt sind und laden Sie unbedingt aktuelle Fotos hoch.
Bereiten Sie sich auf Walk-Ins vor
Der Valentinstag ist kein typischer Tag für Walk-ins, aber es ist sinnvoll, auf jedes Szenario vorbereitet zu sein. Gestalten Sie Ihren Raumplan flexibel, um auf mögliche Spontangäste reagieren zu können und planen Sie mit verschiedenen Tischgrößen. Bewährt hat sich auch eine Online-Warteliste, selbst wenn Sie diese voraussichtlich nicht benötigen.
Entscheiden Sie auch, welche Tische Sie welchen Reservierungen zuweisen möchten. Wer Entscheidungen wie diese vorab trifft, spart wertvolle Minuten beim Empfang. Bleiben Sie dennoch flexibel, um während der Schichten auf veränderte Ankunftszeiten und Aufenthaltsdauern reagieren zu können.
Für einen effizienten Ablauf hilft auch der Schichtüberblick. Nutzen Sie alle verfügbaren Informationen, um den Abend so genau wie möglich vorherzusagen und nach Plan arbeiten zu können. Besprechen Sie beim Briefing Ihres Teams noch einmal alle besonderen Wünsche, die am Valentinstag besonders relevant sein könnten. So wird Ihr Service noch schneller und effizienter – ein Muss, wenn viele Walk-Ins eintreffen.
Verwenden Sie gegebenenfalls auch QR-Codes für die Speisekarte, die Sie am Tisch platzieren. So spart Ihr Team etwas Arbeit und kann sich voll und ganz auf die Gastfreundschaft konzentrieren.
Kommen Sie Gästen entgegen, die gern zu Hause speisen
Angesichts der sich ständig ändernden Situation entscheiden sich einige Gäste aus verschiedenen Gründen dafür, zu Hause zu speisen. Auch sie können zu Ihrer Zielgruppe gehören: Bieten Sie Ihre Speisen einfach zum Mitnehmen oder zum Liefern an.
Bieten Sie dabei nach Möglichkeit am Valentinstag dieselben Angebote zum Mitnehmen wie vor Ort im Restaurant. Erwägen Sie dazu hinzubuchbare Optionen wie Cocktails oder Getränkebegleitungen mit Sekt. So bieten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, auch zu Hause einen romantischen Valentinstag mit besonderen Köstlichkeiten zu feiern.
Bleiben Sie positiv gestimmt und auf alles vorbereitet
Die Chancen stehen gut, dass Ihnen der Valentinstag viel Umsatz beschert, selbst wenn er ein paar Überraschungen bereithält. Wer diesen Tag erfolgreich – und stressfrei – meistern will, plant vorausschauend und legt sich einen Plan B für mögliche Szenarien zurecht. Mit unseren Tipps sind Sie gegen viele Eventualitäten gewappnet. Freuen Sie sich also auf einen lukrativen und gelingenden Valentinstag.
